en

Regulamin

Ogólne warunki Umowy o krótkotrwałe współkorzystanie z powierzchni biurowej ROBYG Working Balance Sp. z o.o. w systemie coworking obowiązujące od dnia 12 listopada 2018 r.

Niniejsze Warunki Ogólne Umowy adhezyjnej (dalej „OWU”) o krótkotrwałe korzystanie z powierzchni biurowej w systemie coworking (dalej „Umowa”) określają zasady odpłatnego współkorzystania z powierzchni biurowej (dalej „Biuro”) w lokalu ROBYG Working Balance Sp. z o.o. położonym na drugiej kondygnacji naziemnej w budynku biurowym w Warszawie przy Al. Rzeczypospolitej 1. Umowa jest zawierana przez przystąpienie - wybór i zapłatę za określony abonament / zapłatę i wybór określonej oferty w ramach Cennika, pomiędzy Korzystającym a ROBYG Working Balance Sp. z o.o. (dalej „Wynajmujący”, (łącznie dalej Wynajmujący i Korzystający „Strony”).

  1. Zawarcie Umowy pomiędzy Stronami następuje przez wybór przez Korzystającego określonego Wariantu abonamentu / określonej oferty dostępu do Biura i zapłatę góry ceny określonej w Cenniku za czas korzystania z Biura bądź umowy indywidualnej pomiędzy stronami. Zawarcie umowy następuje poprzez a) poprzez stronę internetową www.working-balance.com b) zakup pakietu na recepcji w biurze WORKING balance c) inaczej jeśli wynika to z odrębnych umów.
  2. Płatności następują w następujących formach: a) przez system płatności online - przekierowanie ze strony internetowej Wynajmującego do serwisu „Dotpay”, płatność dokonywana jest zgodnie z warunkami określonymi w serwisie „Dotpay” zgodnie z regulaminem dostępnym na stronie operatora płatności b) przelew tradycyjny na konto bankowe ROBYG Working Balance Sp. z o.o. o numerze 02 1160 2202 0000 0003 2398 0962, Bank Millennium S.A., przy czym datą zapłaty jest data uznania kwotą przelewu rachunku Wynajmującego c) przez terminal płatniczy na recepcji biura.
  3. Potwierdzeniem zawarcia umowy i zakresu świadczeń jest dowód wykonania transakcji płatniczej – w przypadku płatności w sposób wskazany w pkt. 3. a, c ; w przypadku płatności wskazanej w pkt. 3 b. potwierdzeniem zawarcia umowy i zakresu świadczeń jest uznanie kwotą abonamentu rachunku Wynajmującego. Dokonanie zapłaty jest równoznaczne z akceptacją niniejszego OWU jako wiążących Strony warunków Umowy. Korzystający wyraża zgodę na przesłanie mu drogą mailową faktury VAT. Dane do faktury Korzystający podaje przez wypełnienie formularza na stronie internetowej Wynajmującego lub mailowo na adres wilanow@working- balance.com.
  4. W przypadku niewykorzystania całego wykupionego czasu dostępu do biura Working Balance lub niewykorzystania części wykupionego czasu dostępu Korzystającemu nie przysługuje zwrot poniesionych opłat.
  5. Cennik określa dla każdego z Wariantów dostępu do Biura (dalej „Wariant”) zakres świadczeń w ramach Ceny oraz ceny usług dodatkowych.
  6. Każdy Wynajmujący zobowiązany jest do utworzeniu konta na stronie www.working- balance.com. Do każdego konta wygenerowany zostaje indywidualny kod pin do drzwi głównych, który po opłaceniu uaktywnia się i umożliwia wchodzenie do biura. Zabrania się rozpowszechniania i przekazywani osobom trzecim indywidualnego kodu pin do drzwi głównych.
  7. Korzystający uprawniony do określonego Wariantu współkorzystania z Biura przyjmuje do wiadomości, że liczba stanowisk roboczych w Biurze jest ograniczona. Liczbę i wielkość stanowisk przedstawia schemat załączony do niniejszego OWU. Uprawnienie Korzystającego polega na możliwości korzystania z wolnego stanowiska roboczego lub określonej Wariantem abonamentu części Biura w sposób i zakresie w ramach wykupionego Wariantu.
  8. Zabrania się pozostawienia przez Korzystającego rzeczy na wyznaczonych stanowiskach do pracy na open space, po opuszczeniu Biura lub po upływie czasu współkorzystania objętego Ceną. W takich sytuacjach korzystający upoważnia Wynajmującego do zabrania rzeczy pozostawionych przez Korzystającego oraz ich składowania na koszt i ryzyko Korzystającego przy czym koszt składowania rzeczy w jednej szafce wynosi 49 zł netto, czyli 60,27 zł brutto za każde rozpoczęte 12 godzin składowania.
  9. Wynajmujący może odmówić zawarcia umowy z Korzystającym w przypadku zalegania przez Kupującego na rzecz Wynajmującego z jakimikolwiek płatnościami.
  10. Zakazane również jest wnoszenie do Biura rzeczy niebezpiecznych, zwierząt (za wyjątkiem psów przewodników w czasie wykonywania ich zadań) zmniejszających komfort korzystania z Biura przez innych Korzystających – w szczególności wielkogabarytowych lub generujących silne zapachy. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez Korzystającego poza zamykanymi na klucz szafkami.
  11. Wynajmujący może korzystać z szafek zamykanych na klucz, których właścicielem jest ROBYG Working Balance Sp. z o.o.. Korzystający może korzystać z szafki przy jednoczesnym zobowiązaniu się do wnoszenia miesięcznej opłaty w wysokości 49 zł (netto), czyli 60,27 zł (brutto). Płatność za szafki następuje w takich samych formach jak w punkcie 2. Wynajmujący bierze pełną odpowiedzialność za zawartość szafki. Wynajmujący otrzymuje jeden egzemplarz kluczy do szafki. Drugi egzemplarz zapasowy przechowują koordynatorzy biura. W przypadku zgubienia klucza wynajmujący zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić ten fakt, koordynatorom biura. Klucz dorabiany jest na koszt wynajmującego. Klucz do szafki podlega zwrotowi po rezygnacji z wynajmu szafki. Zwrotu klucza dokonuje się koordynatorom biura. Zabrania się dokonywać wewnątrz i na zewnątrz szafki napisów, rysunków, przyklejania plakatów, zdjęć. W przypadku umyślnego uszkodzenia lub zniszczenia szafki wynajmujący ponosi całkowity koszt związany z jej naprawą lub zakupem nowej. Niedozwolone jest pozostawianie w szafkach przedmiotów niebezpiecznych oraz innych, których posiadanie, wnoszenie lub przechowywanie na terenie biura jest zabronione (m.in. środki odurzające, broń palna itp.) oraz substancji chemicznych (np. wytwarzających nieprzyjemny zapach). W celu sprawdzenia prawidłowości użytkowania szafek koordynatorzy biura mogą przeprowadzić kontrole okresowe w obecności wynajmującego. Mogą wystąpić, także kontrole nadzwyczajne (np. na wniosek policji).
  12. Wynajmujący może korzystać z pełni wyposażonego aneksu kuchennego wraz z częścią jadalną (w tym ekspres do kawy, mikrofalówka, lodówka, dystrybutor wody oraz pozostałe akcesoria kuchenne). Przy jednoczesnej akceptacji następujących zasad korzystania z aneksu kuchennego i części jadalnej: a) Posiłki spożywamy jedynie w aneksie kuchennym lub części jadalnej. Zabrania się jedzenia na stanowiskach przeznaczonych do pracy. b) W każdy piątek lodówka jest całkowicie opróżniana z względów higienicznych, dlatego wynajmujący nie ma możliwości składania roszczeń co do pozostawionych rzeczy. c) Wynajmujący zobowiązani są do wkładania oczyszczonych z resztek naczyń do zmywarki. W przypadku pracy zmywarki wynajmujący zobowiązany jest odłożyć naczynia do zlewu. d) W przypadku wszelakich usterek sprzętów kuchennych wynajmujący niezwłocznie powinien zgłosić koordynatorom biura.
  13. Korzystający jest uprawniony do korzystania z Biura na cele biurowe, w sposób nie naruszający praw do korzystania z Biura przez innych Korzystających, zgodny z przeznaczaniem powierzchni Biura. W szczególności zakazane jest generowanie nadmiernego hałasu i innych zachowań o charakterze immisji. Poza zakresem dozwolonego korzystania z Biura znajduje się w szczególności działalność: wymagająca znacznej częstotliwości odwiedzin osób trzecich, w szczególności zmierzająca do oferowania na terenie Biura osobom trzecim, możliwości nabycia towarów i usług (w szczególności sprzedaż odręczna), produkcyjna i tym podobna.
  14. Wariant dostępu do biura może przewidywać dodatkowy zakres świadczeń poza podstawowym zakresem korzystania ze stanowiska roboczego w określonym czasie z dostępem do urządzeń zaplecza sanitarnego i socjalnego - w szczególności pakiet usług telekomunikacyjnych, poligraficznych lub obsługi sekretarskiej. Usługi dostępne w Biurze nie objęte określonym Wariantem świadczone są wg dostępności zgodnie z Cennikiem.
  15. Wykorzystujący może przyjmować maksymalnie jednego gościa (osobę trzecią) do 1,5h. Przekroczenie czasu zobowiązuje do zakupu pakietu dziennego w obowiązującym cenniku 49 zł netto, czyli 60,27 zł brutto.
  16. Korzystający uprawniony jest do odmowy przyjęcia powierzchni Biura do korzystania jedynie w przypadku istotnych wad uniemożliwiających korzystanie z powierzchni Biura. Niemożliwość korzystania z Biura korzystający zobowiązany jest zgłosić niezwłocznie przedstawicielowi Wynajmującego - osobie czynnej w Biurze. Rozpoczęcie przez Korzystającego korzystania z powierzchni Biura, jest równoważne ze złożeniem przez niego oświadczeniem o zadowalającym wg jego oceny stanie powierzchni biurowej, zgodności z Umową oraz przydatności do umówionego użytku.
  17. Do korzystania z Biura jako Korzystający uprawniona jest wyłącznie jedna osoba wskazana w momencie wystawienia faktury potwierdzającego zawarcie Umowy. Poszczególne Warianty korzystania z Biura mogą przewidywać możliwość wprowadzenia na teren Biura innych osób w określonej w Wariancie liczbie. Za osoby wprowadzone przez Korzystającego ponosi on odpowiedzialność jak za działania własne.
  18. Obszar Biura jest objęty monitoringiem wizualnym. Korzystający przez przystąpienie do korzystania z Biura wyraża zgodę na rejestrowanie, przechowywanie oraz wykorzystywania danych w ramach tego monitoringu dla celów związanych z bezpieczeństwem mienia i osób w Biurze.
  19. Korzystający może korzystać z biura 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Dostęp do biura możliwy jest poprzez indywidualnie przydzielony kod dostępu. Inne osoby wprowadzone przez Korzystającego do biura zgodnie z warunkami wykupionego przez Korzystającego Wariantu mogą korzystać z biura wyłącznie od poniedziałku do piątku w godzinach: 8.00 – 18.00. Za każdą osobę wprowadzoną przez Korzystającego bez wcześniejszego uzgodnienia z koordynatorami biura oraz wbrew postanowieniom niniejszego regulaminu Korzystający zapłaci karę w wysokości 500 zł netto (615 zł brutto) za każdy przypadek naruszenia.
  20. Korzystającemu przed przystąpieniem do pierwszej umowy zawartej z Wynajmującym przysługuje darmowy dzień testowy od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8.00 do 18.00, natomiast bezpłatny czas testowy wyłącznie jednej osoby wprowadzonej przez Korzystającego wynosi 1 godzinę w w/w okresie.
  21. Teren biura objęty jest systemem rejestracji czasu jaki Korzystający spędził w biurze. Czas korzystania liczony jest od momentu wejścia i wyjścia na teren Biura. Korzystający obowiązany jest korzystać z biura tylko w wykupionym czasie i opuścić Biuro najpóźniej w momencie jego wykorzystania. Za przekroczenie czasu korzystania z Biura doliczana będzie dodatkowa opłata zgodnie z Cennikiem.
  22. Korzystający zobowiązany jest do korzystania z jednego stanowiska do pracy. Zabrania się zajmowania kilku krzeseł, całego blatu sprzętem oraz odzieżą wierzchnią. Korzystający zobowiązany jest do pozostawienia odzieży wierzchniej w miejscu do tego przeznaczonym, czyli szafie przy recepcji biura.
  23. Osoby korzystające z biura mogą korzystać z bezpłatnego zewnętrznego parkingu wielopoziomowego oznakowanego jako p2. Walidacja biletu parkingowego tj. potwierdzenie braku opłat za parkowanie następuje wyłącznie w godzinach pracy recepcji (tj. 8:00 – 18:00 od poniedziałku do piątku). Biuro Working Balance nie dokonuje walidacji opłat biletu parkingowego poza wyznaczonymi godzinami pracy recepcji Working Balance i nie bierze odpowiedzialności za naliczanie opłat. W przypadku awarii systemu obsługującego parking Working Balance nie ponosi żadnej odpowiedzialności, a wszelkie roszczenia kierować należy do eVend S.A, Al. Jana Pawła II 23, 00 – 854 Warszawa.
  24. Korzystający przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na to, że Wynajmujący, z 7 dniowym wyprzedzeniem może poinformować go za pośrednictwem maila lub bezpośrednio w recepcji Working Balance o wyłączeniu części biura z możliwości korzystania, przy czym ograniczenie to nie będzie kolidowało z zakresem wykupionego przez Korzystającego Wariantu.
  25. Wszelkie reklamacje co do korzystania z Biura należy zgłaszać niezwłocznie czynnemu koordynatorowi biura lub managerowi w lokalu (w czasie korzystania z Biura) oraz mailowo na adres wilanow@working-balance.com najpóźniej w terminie 7 dni od zaistnienia przyczyny reklamacji. Wynajmujący powinien rozpatrzyć reklamację w terminie 14 dni od jej wniesienia.
  26. Wszelkie reklamacje dotyczące systemu płatności należy zgłaszać zgodnie z regulaminem systemu płatności „Dotpay”.
  27. Wynajmujący zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszych OWU w każdym czasie ze skutkiem na przyszłość od momentu ogłoszenia zmiany.
  28. Administratorem Danych jest Working Balance Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie przy Al. Rzeczypospolitej 1, 02-972 Warszawa, dalej jako „Spółka”, jako administratora. Administrator danych powołał inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się mailowo: iod@robyg.com.pl oraz korespondencyjnie: Inspektor Ochrony Danych ul. Narbutta 22/23, 02-541 Warszawa oraz al. Rzeczypospolitej 1, 02-972 Warszawa.
  29. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy/świadczenia usługi, na podstawie konieczności realizacji umowy, o czym mowa w art. 6 ust 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO), a w szczególności: identyfikacją stron, dokonaniem wszelkich właściwych rozliczeń, obsługą ewentualnych zgłoszeń, prowadzeniem sprawozdawczości finansowej. Dane osobowe będą ponadto przetwarzane dla prawnie uzasadnionych interesów Spółki, związanych z archiwizacją i kontaktem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  30. Dane osobowe będą ujawnione pracownikom lub współpracownikom Spółki, jak też podmiotom udzielającym wsparcia Spółce na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy.
  31. Każda osoba posiada prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, jak też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO. Dane osobowe będą przetwarzane – w formie archiwizacji – nie dłużej, niż jest to niezbędne do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń przewidzianego przepisami kodeksu cywilnego, tj. do 10 lat.
  32. Przedstawiciele Wynajmującego czynni w lokalu Biura mogą podejmować wszelkie czynności niezbędne w celu zapewnienia przestrzegania warunków wskazanych w niniejszych OWU, Korzystający zobowiązany jest podporządkować się wydanym w tym celu poleceniom przedstawicieli Wynajmującego. W przypadku naruszenia OWU mogą oni żądać w szczególności opuszczenia Biura przez Korzystających naruszających OWU oraz osoby trzecie, jak i podjąć konieczne czynności do usunięcia wniesionych sprzecznie z niniejszymi OWU rzeczy.
  33. Wszelkie spory powstałe na tle Umowy będą rozpatrywane przez właściwy Sąd powszechny.

Załączniki:

  1. Cennik
  2. Plan Biura
  3. Regulamin płatności w systemie „Dotpay”
Ładowanie danych...